Organizator wydarzenia firmowego odpowiada nie tylko za program, catering czy obsługę uczestników. W czasie eventu mogą pojawić się również sytuacje związane z rzeczami należącymi do gości. Zgubiony telefon, pozostawiona torba, uszkodzony sprzęt albo rzeczy przekazane do szatni mogą prowadzić do pytań o to, kto ponosi odpowiedzialność za powstałą szkodę. Dlatego zasady dotyczące przechowywania rzeczy uczestników warto ustalić jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia.
Kiedy organizator może odpowiadać za rzeczy uczestników?
Samo zorganizowanie wydarzenia nie oznacza automatycznie, że organizator odpowiada za każdą rzecz pozostawioną przez uczestnika. Znaczenie ma przede wszystkim to, w jakich okolicznościach doszło do utraty, zniszczenia lub uszkodzenia mienia.
Inaczej może wyglądać sytuacja, w której uczestnik sam pozostawił telefon na stoliku w sali konferencyjnej, a inaczej, gdy przekazał płaszcz do specjalnie zorganizowanej szatni. Istotne może być również to, kto faktycznie sprawował pieczę nad rzeczami. W zależności od organizacji wydarzenia może być to sam organizator, wynajęty pracownik obsługi, obiekt, w którym odbywa się event, albo zewnętrzna firma świadcząca usługę szatniarską.
Przed wydarzeniem warto więc ustalić, które elementy pozostają po stronie organizatora, a które należą do obowiązków obiektu lub podwykonawcy.
Szatnia i przechowywanie rzeczy
Szatnia jest jednym z miejsc, w których najłatwiej o spór dotyczący odpowiedzialności. Jeżeli organizator udostępnia uczestnikom możliwość pozostawienia odzieży lub innych przedmiotów, powinien wcześniej ustalić sposób ich przyjmowania i wydawania.
Przy większych wydarzeniach przydatne może być oznaczanie pozostawionych rzeczy numerami lub innym systemem identyfikacji. Warto również określić, kto ma dostęp do szatni i kto odpowiada za wydawanie rzeczy uczestnikom.
Znaczenie ma także zakres usługi. Jeżeli organizator zapewnia wyłącznie miejsce, w którym uczestnicy mogą samodzielnie pozostawić swoje rzeczy, sytuacja będzie inna niż w przypadku zorganizowanej i nadzorowanej szatni, w której obsługa przyjmuje oraz wydaje konkretne przedmioty.
Rzeczy wartościowe pozostawione przez uczestników
Podczas wydarzeń firmowych uczestnicy mogą mieć przy sobie telefony, laptopy, aparaty fotograficzne, dokumenty czy inne wartościowe przedmioty. Nie wszystkie z nich można przechowywać w standardowej szatni.
Dlatego przed wydarzeniem warto określić zasady dotyczące przedmiotów wartościowych. Informacja przekazana uczestnikom powinna być jasna i dostępna przed rozpoczęciem eventu. Jeżeli organizator nie zapewnia możliwości bezpiecznego przechowywania określonych rzeczy, warto poinformować o tym odpowiednio wcześniej.
Nie należy jednak zakładać, że samo umieszczenie informacji o braku odpowiedzialności automatycznie wyłącza odpowiedzialność organizatora. Znaczenie mają rzeczywiste okoliczności zdarzenia oraz charakter obowiązków przyjętych przez organizatora (więcej informacji pod tym linkiem: https://eventy-firmowe.net/budzet-eventu-firmowego-ukryte-koszty-struktura-wydatkow-i-rezerwa-awaryjna/).
Odpowiedzialność organizatora a odpowiedzialność obiektu
Wydarzenia firmowe często odbywają się w hotelach, centrach konferencyjnych, restauracjach lub innych obiektach, które mają własne procedury dotyczące rzeczy uczestników. Organizator powinien przed wydarzeniem ustalić, jakie zasady obowiązują w danym miejscu.
Warto sprawdzić między innymi, czy obiekt prowadzi własną szatnię, kto odpowiada za jej obsługę oraz jakie procedury obowiązują w przypadku zagubienia lub uszkodzenia rzeczy. Istotne mogą być również postanowienia umowy zawartej między organizatorem a obiektem.
Takie ustalenia pomagają uniknąć sytuacji, w której po zdarzeniu kilka podmiotów wskazuje na siebie jako odpowiedzialnego za rozwiązanie problemu.
Co zrobić, gdy uczestnik zgłosi zagubienie rzeczy?
Procedura postępowania w przypadku zagubienia przedmiotu nie musi być skomplikowana. Ważne jest przede wszystkim, aby pracownicy wiedzieli, komu należy przekazać takie zgłoszenie.
Warto ustalić, kto przyjmuje informacje o zagubionych rzeczach, gdzie są one przechowywane oraz w jaki sposób sprawdza się, czy znaleziony przedmiot należy do konkretnego uczestnika. Przy większych wydarzeniach pomocny może być prosty rejestr zgłoszeń.
Jeżeli uczestnik twierdzi, że jego rzecz została skradziona lub uszkodzona, nie należy z góry przesądzać o odpowiedzialności któregoś z podmiotów. Najpierw trzeba ustalić okoliczności zdarzenia, sposób przechowywania rzeczy oraz osoby, które miały do nich dostęp.
Jak ograniczyć ryzyko sporów?
Najwięcej problemów można wyeliminować jeszcze przed rozpoczęciem wydarzenia. Organizator powinien ustalić z obiektem i podwykonawcami, kto odpowiada za poszczególne elementy związane z przechowywaniem rzeczy uczestników.
W praktyce warto sprawdzić:
- czy podczas wydarzenia będzie działała szatnia,
- kto będzie odpowiedzialny za jej obsługę,
- czy uczestnicy będą mogli pozostawiać rzeczy wartościowe,
- jak wygląda procedura wydawania pozostawionych przedmiotów,
- kto przyjmuje zgłoszenia dotyczące zagubienia lub uszkodzenia rzeczy,
- jakie zasady obowiązują w przypadku znalezienia pozostawionego przedmiotu.
Warto również zachować dokumentację ustaleń z obiektem i firmami obsługującymi wydarzenie. Przy większych eventach dobrze, aby członkowie zespołu organizacyjnego znali podstawowe procedury i wiedzieli, do kogo przekazać zgłoszenie uczestnika.
Odpowiedzialność za mienie jako element organizacji wydarzenia
Kwestia rzeczy uczestników może wydawać się drugorzędna, dopóki nie dojdzie do ich zagubienia lub uszkodzenia. Wtedy szybko pojawia się pytanie o zakres odpowiedzialności organizatora, obiektu i podwykonawców.
Dlatego zasady dotyczące szatni, przechowywania rzeczy i obsługi zgłoszeń warto ustalić jeszcze przed wydarzeniem. Pozwala to nie tylko uporządkować obowiązki zespołu, ale również szybciej reagować na sytuacje, które mogą pojawić się w trakcie eventu.
