Event firmowy może być zamknięty, przeznaczony wyłącznie dla pracowników i zaproszonych gości, a mimo to podlegać wielu wymaganiom formalnym. Sam fakt, że wydarzenie nie jest imprezą masową, nie zwalnia organizatora z odpowiedzialności za bezpieczeństwo uczestników, prawa autorskie, ochronę danych czy właściwe ubezpieczenie. Problemy najczęściej pojawiają się nie wtedy, gdy plan wydarzenia jest skomplikowany, lecz wtedy, gdy ktoś uznaje określony obowiązek za oczywisty i nie sprawdza go przed podpisaniem umów. Muzyka odtwarzana podczas kolacji może wymagać odpowiednich licencji. Zdjęcia z wydarzenia mogą wiązać się z zasadami dotyczącymi wizerunku. Scena, instalacje techniczne i przewody muszą być przygotowane tak, aby nie stwarzały zagrożenia. Dlatego przygotowanie eventu powinno obejmować także kontrolę formalną, prowadzoną równolegle z rezerwacją obiektu, wyborem dostawców i tworzeniem programu.
Muzyka, prawa autorskie i ZAiKS
Jednym z częściej pomijanych tematów jest publiczne odtwarzanie muzyki. Zamknięty charakter wydarzenia nie oznacza automatycznie, że można dowolnie wykorzystać utwory bez sprawdzenia zasad licencyjnych. Jeżeli podczas eventu działa DJ, zespół wykonuje repertuar chroniony prawem autorskim albo muzyka jest odtwarzana jako element programu, trzeba ustalić, kto odpowiada za uzyskanie wymaganych zezwoleń i rozliczenie opłat. W praktyce warto zacząć od umowy z obiektem oraz dostawcą oprawy muzycznej. Należy sprawdzić, czy zakres ich usług obejmuje kwestie licencyjne, czy obowiązek pozostaje po stronie organizatora. W przypadku repertuaru chronionego istotną rolę może mieć ZAiKS, czyli organizacja zajmująca się ochroną praw twórców i kompozytorów (https://pl.wikipedia.org/wiki/Stowarzyszenie_Autor%C3%B3w_ZAiKS). Nie należy zakładać, że opłata za wynajem sali, wynagrodzenie DJ-a albo zakup dostępu do serwisu muzycznego pokrywa wszystkie wymagane należności. Przed wydarzeniem dobrze jest potwierdzić zakres licencji oraz zachować dokumenty dotyczące rozliczeń. To prosty element kontroli, który może ograniczyć ryzyko późniejszych roszczeń.
RODO, wizerunek i informacje o uczestnikach
Na evencie firmowym przetwarzanych jest znacznie więcej danych niż tylko lista gości. Organizator może zbierać imiona i nazwiska, adresy e-mail, numery telefonów, informacje o diecie, dane potrzebne do organizacji transportu albo informacje dotyczące noclegów. Każdy taki zakres powinien mieć określony cel i podstawę przetwarzania zgodną z RODO. Szczególnej uwagi wymaga także fotografia i nagrywanie wydarzenia. Warto z góry ustalić, czy materiały będą wykorzystywane wyłącznie do dokumentacji wewnętrznej, czy również w komunikacji firmy, mediach społecznościowych lub materiałach promocyjnych. Sposób informowania uczestników powinien odpowiadać rzeczywistemu wykorzystaniu materiałów. Organizator powinien również ustalić, kto ma dostęp do zdjęć, gdzie są przechowywane i jak długo będą wykorzystywane. Przy dużym wydarzeniu przydatne jest wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej za kwestie związane z danymi. Pozwala to uniknąć sytuacji, w której fotograf, agencja eventowa, firma techniczna i pracownik organizatora mają różne zasady dotyczące publikowania materiałów. RODO nie powinno być dodatkiem sprawdzanym po evencie. Informacje o przetwarzaniu danych trzeba przygotować przed rozpoczęciem rejestracji uczestników.
OC, BHP i bezpieczeństwo przestrzeni
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo nie kończy się na wykupieniu polisy. Ubezpieczenie OC organizatora może zabezpieczać przed skutkami określonych szkód, ale jego zakres powinien odpowiadać charakterowi wydarzenia. Przed podpisaniem umowy warto sprawdzić sumę ubezpieczenia, wyłączenia odpowiedzialności oraz to, czy ochroną objęte są działania podwykonawców, montaż konstrukcji, sprzęt techniczny i szkody wyrządzone uczestnikom. Równolegle trzeba zweryfikować warunki BHP oraz zasady obowiązujące w obiekcie. Szczególne znaczenie mają drogi i wyjścia ewakuacyjne, oznakowanie, dostęp do gaśnic, oświetlenie awaryjne, szerokość przejść oraz sposób prowadzenia przewodów. Elementy scenografii, sprzęt AV, dekoracje i meble nie mogą blokować ciągów komunikacyjnych ani wyjść. Przed rozpoczęciem wydarzenia należy też ustalić, kto reaguje w sytuacji awaryjnej i kto kontaktuje się z obsługą obiektu. Reasumując, w praktyce lista kontrolna powinna obejmować co najmniej następujące kwestie:
- potwierdzenie zasad dotyczących licencji na muzykę i wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za rozliczenia z organizacjami zbiorowego zarządzania.
- ustalenie zakresu danych uczestników, celu ich przetwarzania oraz zasad dostępu, przechowywania i usuwania informacji.
- określenie zasad fotografowania i nagrywania oraz sposobu informowania uczestników o wykorzystaniu wizerunku.
- weryfikację polisy OC, jej sumy gwarancyjnej, zakresu ochrony i najważniejszych wyłączeń.
- sprawdzenie dróg ewakuacyjnych, oznakowania, sprzętu przeciwpożarowego i warunków bezpiecznego montażu.
- ustalenie odpowiedzialności organizatora, obiektu, ochrony, techniki i pozostałych podwykonawców.
Formalne przygotowanie eventu nie powinno oznaczać tworzenia dokumentów dla samego dokumentowania. Chodzi o przypisanie odpowiedzialności i sprawdzenie ryzyk, zanim pojawią się uczestnicy. Warto więc przed wydarzeniem przeprowadzić krótki audyt: kto odpowiada za muzykę, kto za dane osobowe, kto za ubezpieczenie, kto za bezpieczeństwo techniczne i kto podejmuje decyzję w sytuacji awaryjnej. Dobrą praktyką jest również zebranie umów, polis, potwierdzeń licencji, instrukcji obiektu i procedur w jednym miejscu dostępnym dla osób odpowiedzialnych za event. Przygotowanie zgodne z prawem nie musi komplikować organizacji. Przeciwnie, jasno określone obowiązki ograniczają ryzyko sporów, opóźnień i nieprzewidzianych kosztów. Bezpieczeństwo uczestników, legalne wykorzystanie muzyki, prawidłowe przetwarzanie danych i odpowiednia ochrona ubezpieczeniowa powinny być traktowane jako stałe elementy kosztorysu oraz planu wydarzenia, a nie formalności dodawane tuż przed rozpoczęciem imprezy.
